1 Buka menu di Microsoft Publisher 2) Klik Invitation Cards 3) Pilih jenis kartu undangan & warna pada kotak Color scheme - Klik Create 4) Lalu buat kartu undangan sesuai dengan kebutuhan/tema Untuk memperbanyak nama di kartu undangan: Buat daftar nama-nama di Microoft Excel Klik Mailings - Klik Mail Merge - step by step mail merge wizard Hasilcetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Electronic and voice mail. Kubar melakukan Sosialisasi Penggunaan Aplikasi Sistem Pengawasan Peningkatan Penggunaan Produksi Dalam Negeri (SISWAS P3DN) yang diikuti oleh seluruh perwakilan Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kutai Baratyang dilaksanakana secara daring (online) dan tatap muka.Kegiatan ini secara resmi di buka Oleh Asisten Ekonomi dan Pembangunan Nopandel DenganTeknologi semua bisa diwujudkan. Adapun teknologi perkantoran sendiri bagi suatu perusahaan sangat terasa manfaatnya. Adapun manfaat tersebut terbagi menjadi tiga jenis manfaat teknologi diantaranya: Manfaat Teknologi Terhadap Ketenagakerjaan, yaitu: Meningkatkan kualitas dan mutu SDM. Meningkatkan kedisiplinan dan juga etos kerja SDM. Boxfile atau yang sering disebut sebagai kotak arsip adalah peralatan kantor yang berupa kotak yang terbuat dari bahan plastik, multiplex, kardus ataupun alumunium yang digunakan untuk menyimpan arsip. Kotak arsip biasanya memiliki warna yang beragam, hal ini untuk mempermudah pencarian setiap arsip didalamnya. 10 soal essay tentang bola voli beserta jawabannya. Contohnya, masih saja ada pegawai yang melewati langkah dalam prosedur administrasi tertentu di kantor, seperti dalam proses mengajukan permohonan reimburse. Akibatnya, terjadi keterlambatan, kesalahan, hingga kerugian yang berdampak pada seluruh proses usaha. Untuk pemilik usaha, masalah kerap terjadi dalam hal manajemen pengeluaran. Terutama ketika memantau dan mengecek proses kerja di kantor yang melibatkan bidang yang tak begitu dikuasai, seperti akuntansi. Padahal akurasi dan detail sangatlah penting dalam manajemen pengeluaran. Segala hal itu bisa diatasi dengan sistem otomatisasi perkantoran yang mumpuni. Apa itu otomatisasi perkantoran? Menurut Techopedia, office automation atau otomatisasi perkantoran adalah penggunaan perangkat keras hardware, perangkat lunak software, dan serangkaian metode yang dapat membuat pemrosesan informasi dan komunikasi berjalan secara otomatis. Sistem ini melibatkan pemanfaatan komputer dan perangkat lunak untuk mendigitalisasi, menyimpan, memproses, dan mengomunikasikan sebagian besar tugas dan proses rutin di kantor. Istilah otomatisasi perkantoran mencuat pada 1970-an dan 1980-an, ketika komputer desktop banyak digunakan di kantor-kantor. Kala itu, proses kerja mendasar di kantor seperti pengetikan, penyalinan, pengarsipan, pengiriman faks, operasi telepon, teleks, dan manajemen pencatatan dibuat otomatis. Kini otomatisasi mencakup area yang lebih luas seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi. Tulang punggung sistem otomatis kantor adalah LAN, yang merupakan kependekan dari local area network atau jaringan area lokal. Jaringan ini menghubungkan komputer dan perangkat elektronik lain dalam area tertentu, seperti kantor menggunakan Ethernet atau Wi-Fi. Saat ini bahkan otomatisasi sudah mulai marak dilakukan di rumah-rumah penduduk. Misalnya untuk menyalakan lampu, membuka pintu garasi, dan menyalakan televisi serta barang elektronik lain yang dapat terhubung dengan jaringan Internet. Riwayat pemanfaatan sistem otomatis untuk perkantoran bermula dari penemuan dan pengembangan mesin tik serta mesin fotokopi. Mesin-mesin ini membuat kerja manual menjadi mekanis. Walhasil, beban kerja di kantor pun berkurang. Tapi, jika ditilik lebih jauh ke belakang, otomatisasi perkantoran bisa dikatakan sebagai perkembangan dari Revolusi Industri, saat banyak tenaga manual manusia digantikan oleh mesin. Penggunaan mesin saat itu membantu peningkatan efektivitas dan efisiensi pabrik-pabrik. Namun, dalam sistem otomatis perkantoran, manusia tak sepenuhnya ditinggalkan. Peran manusia masih sangat dibutuhkan dalam proses otomatisasi. Otomatisasi juga tak selalu bersifat massal layaknya proses produksi pabrik. Dalam banyak hal, justru individu-individu di dalam kantor dapat memanfaatkan sistem otomatis ini untuk meringankan beban kerjanya secara pribadi meski hasil akhirnya tetap dinikmati oleh kantor secara keseluruhan. Cara melakukan otomatisasi perkantoran Sistem otomatisasi perkantoran terutama dirancang untuk mendukung pegawai yang banyak berurusan dengan data agar terbebas dari pekerjaan repetitif. Setiap divisi di kantor pada umumnya memiliki pegawai semacam ini, dari sumber daya manusia, hubungan pelanggan, pemasaran, hingga finansial. Cara otomatisasi di divisi hubungan pelanggan dan pemasaran, misalnya. Sebuah kantor bisa menyediakan formulir data informasi yang bisa diisi sendiri oleh pelanggan atau calon pelanggan, tanpa campur tangan pegawai kantor. Informasi yang disediakan secara online ini lantas dapat diunggah otomatis ke database yang bisa diakses terutama oleh divisi hubungan pelanggan dan pemasaran untuk kebutuhan kerja mereka. Tanpa otomatisasi, pegawai yang bersangkutan harus melakukannya secara manual dengan tangan sendiri. Dari menuliskan data pelanggan, mengumpulkan, mengatur, hingga mencarinya dalam rak-rak yang penuh tumpukan kertas dan tulisan. Cara otomatisasi yang lebih sederhana adalah ketika petinggi kantor yang berwenang untuk urusan tertentu harus memberikan tanda tangan pada dokumen. Lewat sistem otomatis, dokumen-dokumen kantor bisa ditandatangani secara digital, berapa pun banyaknya. Proses pengiriman dokumen pun bisa lebih singkat menggunakan Internet. Namun mungkin yang paling banyak merengkuh manfaat otomatisasi perkantoran adalah pegawai di divisi finansial, khususnya akuntansi dan pembayaran. Lewat sistem otomatis, pegawai tak perlu membuang peluh dalam urusan invoice, payroll, hingga reimbursement. Semuanya jadi lebih efisien dan efektif tanpa meninggalkan pentingnya akurasi, kecermatan, dan keamanan data kantor. Berikut ini tips dan panduan bagi pemilik bisnis untuk melakukan otomatisasi perkantoran 1. Kenali kebutuhan bisnis Tiap divisi dan departemen akan memiliki kebutuhan sistem otomasi yang berbeda-beda. Oleh karena itu, sebelum mengadopsi sistem otomatis ini, pelaku usaha wajib memikirkan secara matang masing-masing kebutuhan tersebut dan memprioritaskan mana yang benar-benar bisa meraup manfaat dari sistem ini. 2. Tentukan alat pendukung otomatisasi Jika sudah mengetahui kegiatan usaha apa saja yang membutuhkan otomatisasi, kini Anda perlu menentukan alat otomatisasi yang ingin Anda gunakan. Apakah itu software internal, software berlangganan atau SaaS, aplikasi, dan lain-lain. Masing-masing sistem otomatisasi ini menawarkan kelebihan dan kekurangan tersendiri, tentukan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis dan juga bujet. 3. Buat SOP alur otomatisasi Implementasi sistem otomatis dalam kegiatan usaha tidak akan bermanfaat jika tidak digunakan dengan tepat oleh semua pemangku kepentingan. Oleh karena itu, penting bagi pemilik usaha untuk menyusun standard operating procedure SOP saat sistem baru ini diterapkan. Di dalamnya perlu memuat alur kerja, fungsi, pihak-pihak yang bertanggungjawab, ketentuan dan kebijakan perusahaan, dan sebagainya. 4. Buat pelatihan untuk karyawan Sistem baru pasti membutuhkan waktu untuk bisa berjalan dengan baik. Pemilik usaha perlu memberikan pelatihan bagi semua karyawan jika ingin menerapkan otomatisasi perkantoran dengan optimal. Di sesi pelatihan ini sediakan juga waktu untuk tanya-jawab dan juga menjelaskan soal SOP agar tiap pihak memahami cara penggunaan dan juga fungsi dari sistem tersebut. Manfaat otomatisasi perkantoran Dari penjelasan sebelumnya, semestinya sudah tergambar betapa sistem otomatis ini amat penting buat kinerja bisnis. Beberapa manfaat penggunaan otomatisasi perkantoran antara lain Mengurangi beban kerja manual untuk menyelesaikan tugas yang berulang Menekan risiko kesalahan manusia dalam proses manual Mempersingkat proses kerja Mempermudah perolehan data dan informasi lain yang dibutuhkan dalam kerja Meningkatkan produktivitas kerja Memperbaiki tingkat kepatuhan pegawai sesuai dengan prosedur Membuat penyimpanan data lebih praktis Mengurangi kebutuhan sumber daya manusia Semua manfaat itu bermuara ke satu hal kemajuan usaha. Namun tentu kesuksesan suatu usaha tak hanya ditentukan oleh satu faktor belaka. Penerapan teknologi otomatisasi pun bergantung pada kegiatan operasional kantor sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berlainan antara satu usaha dan usaha lain. Teknologi yang mendukung otomatisasi perkantoran antara lain Manajemen data misalnya cloud computing untuk menyimpan dan mengakses data di mana pun dan kapan pun Pertukaran data contohnya pengiriman surat dan dokumen dengan ­e-mail, aplikasi pesan instan, dan Bluetooth serta Wi-FI Komunikasi di antaranya video conference di mana pegawai bisa berdiskusi dan menentukan keputusan tanpa harus bertatap muka secara langsung Finansial antara lain software akuntansi dan manajemen pengeluaran untuk memproses invoice, payroll, dan reimbursement dengan lebih singkat. Salah satu contohnya adalah Spenmo. Spenmo menawarkan fitur pembayaran invoice, kartu virtual dan reimbursement untuk menghemat waktu pengelolaan keuangan perusahaan. Setiap usaha umumnya membutuhkan berbagai teknologi itu untuk menyokong bisnisnya. Namun pemilik usaha perlu mencermati mana bagian dari proses kerja di kantor yang betul-betul bisa memanfaatkan sistem otomatis ini. Perlu disesuaikan pula teknologi itu dengan kapasitas tiap-tiap pegawai yang akan menggunakannya. Untuk diingat, penggunaan otomatisasi perkantoran membutuhkan kepiawaian individu pemakainya di bidang teknologi sehingga mungkin dibutuhkan pelatihan untuk memastikan manfaatnya bisa didapatkan secara maksimal. Yang juga perlu dijadikan pertimbangan adalah kapasitas teknologi yang akan digunakan terkait dengan kemampuannya untuk dikoneksikan dengan teknologi lain. Misalnya software akuntansi yang dapat diintegrasikan dengan sistem pembayaran. Makin banyak integrasi, makin bermanfaat teknologi otomatisasi perkantoran itu untuk kemajuan usaha. Otomatisasi Perkantoran Pengertian, Tujuan, Pengguna, Manfaat dan Ruang LingkupnyaKali ini penulis akan membahas mengenai otomatisasi perkantoran dimulai dari pengertian otomatisasi perkantoran, tujuannya, penggunanya, manfaatnya, dan jenis – jenis aplikasinya Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .Pengertian Otomatisasi PerkantoranApa itu otomatisasi perkantoran ?Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah sistem informasi baik formal ataupun informal yang berhubungan dengan komunikasi kepada orang dan dari orang yang berbeda di dalam ataupun di luar sebuah organisasi, perusahaan ataupun instansi pemerintah. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan suatu perencanaan untuk menghubungkan teknologi tingkat tinggi dengan proses melaksanakan dasarnya otomatisasi perkantoran bertujuan untuk memudahkan segala bentuk jenis komunikasi baik itu berupa lisan maupun tulisan .Pengertian Otomatisasi Perkantoran Menurut Para AhliBerikut ini beberapa pendapat ahli mengenai pengertian otomatisasi perkantoran, yaitu Tri Agus SiswantoMenurut beliau pengertian otomatisasi perkantoran adalah peralihan fungsi manual dari peralatan kantor yang biasanya digunakan dengan tenaga pegawai / manusia dengan fungsi – fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis / elektronik seperti komputer .Wahyu Nurjaya Beliau berpendapat bahwa otomatisasi perkantoran adalah hal – hal yang mencakup semua sistem elektronik baik itu formal ataupun informal yang berkaitan dengan komunikasi yang berisi sebuah informasi ke komunikan / receiver dan dari komunikator / sender orang-orang yang terjadi baik didalam ataupun diluar perusahaan .PerMen PAN No. 13 th 2003Dalam peraturan tersebut ditetapkan bahwa otomatisasi perkantoran sering juga disebut dengan kegiatan perkantoran elektronis electronic office/ e-office. Perkantoran elektronis / otomatisasi perkantoran adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal Local Area Network/LANRaymond Beliau menuturkan bahwa otomatisasi perkantoran adalah semua hal yang mencakup alat – alat elektronik baik formail ataupun informal yang berhubungan dengn komunikasi yang berisi informasi kepada dan dari pihak – pihak baik didalam maupun di luar perusahaan atau organisasi .Ade SobandiBeliau mengatakan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan suatu perencanaan untuk menggabungkan teknologi tingkat tinggi dengan memperbaiki alur proses pelaksanaan sebuah pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan produktifitas pekerjaanDeden MulyanaDeden berpendapat bahwa otomatisasi perkantoran adalah sebuah aplikasi teknologi informasi yang dirancang atau dibuat khusus untuk meningkatkan produktivitas pegawai atau karyawanDengan beberapa pendapat para ahli diatas, dapat penulis simpulkan bahwasannya otomatisasi perkantoran merupakan sebuah tindakan peralihan dan pergantian segala peralatan – peralatan disebuah kantor atau organisasi yang mana sebelumnya pengelolaan peralatan tersebut menggunakan tenaga manusia / pegawai beralih dengan peralatan – peralatan kantor yang menggunakan sistem elektronik atau mekanis seperti komputer dan peralatan elektronik lainnya yang biasa digunakan dalam proses pekerjaan. Dimana peralihan ini tidak lain dan tidak bukan hanya untuk meningkatkan produktivitas para pekerja / karyawan sehingga mampu lebih efekti dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi / perusahaan .Tujuan Otomatisasi PerkantoranSecara umum terdapat 3 tujuan dari otomatisasi perkantoran menurut Raymond, yaitu Penggabungan dan penerapan teknologiMemperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantorMeningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaanSedangkan tujuan otomatisasi pekantoran saat ini adalah Penghematan biaya. Karena peralatan elektronik tidak menggantikan karyawan saat ini, tetapi dapat menunda penambahan karyawan dalam waktu dekat untuk menangani beban kerja yang masalah Kelompok. Karena dalam penerapan otomatisasi perkantoran para pelaku atau pemakainya akan lebih sering untuk berkomunikasi sehingga hal ini sangat baik untuk memecahkan masalah yang ada secara berkelompok .Pelengkap dan Bukan Pengganti. Otomatisasi perkantoran hanya sebagai pelengkap dari interaksi yang dilakukan dalam sebuah kantor tanpa mengganti beberapa interaksi atau komunikasi yang sudah ada seperti komunikasi interpersonal tradisional, komunikasi tatap muka dan lainnya. Sehingga otomatisasi perkantoran hanya menjadi pelengkap bukan pengganti .Manfaat Otomatisasi PerkantoranSecara umum manfaat dari otomatisasi perkantoran adalah memudahkan pelaksanaan tugas yang dikerjakan oleh seorang karyawan. Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih Otomatisasi PerkantoranOtomatisasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam sebuah kantor . Pada dasarnya ada empat kategori pengguna , yaituManajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khusus contoh pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus. Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, mejawab telepon dan mengatur jadwal Administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan suratIstilah “Knowlegde worker” diterpakan pada manager dan profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas Aplikasi Otomatisasi PerkantoranSecara umum terdapat 11 aplikasi dalam otomatisasi perkantoran , yaitu Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi otomatisasi kantor pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukanComputer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada Storage And Retrieval adalah Penggunaan pengenal karakter secara optik opticalcharacter recognition untuk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang DTP terbagi dalam 3 bagian, yaitu Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yg dimaksudkan utk penggunaan intern spt korespondensi, laporan dan warta,Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan perusahaan corporate graphic meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaanKonsep Otomatisasi PerkantoranSecara umum terdapat 5 konsep dari otomatisasi perkantoran, yaitu Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah da tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai lupa ikuti kami di Fp facebook untuk mendapatkan update artikel selanjutnyaSemoga bermanfaatEnjoyyy A. PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE1. Pengertian intercom/aiphone Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam. 2. Fungsi intercom Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai a. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya b. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor c. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai d. Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai a. Sebagai media informasi b. Sebagai media pengetahuan c. Sebagai media hiburan 3. Cara mengoperasikannya Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut a. Intercom yang digunakan di kantor-kantor 1 Angkat gagang telepon 2 Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud 3 Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut 4 Lakukan pembicaraan b. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum luas 1 Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat 2 Pilih atau cari saluran yang kita tuju 3 Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju B. PENGGUNAAN TELEPON 1. Pengertian telepon Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. 2. Macam-macam pesawat telepon A. Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah B. PMBX Private Manual Brand Xchange yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator C. PABX Private Automatic Brand Xchange yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator 3. Cara penggunaan telepon a. Penggunaan telepon untuk percakapan local b. Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international C. PENGGUNAAN HANDPHONE 1. Pengertian handphone Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan. 2. Macam-macam merk handphone a. Sony ericsson b. Nokia c. Motorola d. Samsung e. LG 3. Cara menggunakan handphone a. Cara mengirim berita 1 Tekan tombol yang dituju 2 Mulailah pembicaraan 3 Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No b. Cara menerima berita 1 Tekan tombol yes 2 Dengarkan pembicaraan 3 Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai 4. Cara pengisian pulsa Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan a. Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar b. Dengan electronic D. PENGGUNAAN SWITCHBOARD 1. Pengertian switchboard Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain. 2. Macam-macam switchboard a. Switchboard dengan system telepon kunci b. Switchboard dengan system perburuan 3. Keuntungan dan kelemahan switchboard a. Keuntungannya 1 Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri 2 Menghemat waktu, tenaga dan biaya 3 Dapat berhubungan dengan pihak luar b. Kelemahannya 1 Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator 2 Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut E. PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON 1. Pengertian penjawab telepon Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien 2. Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon a. Keuntungannya 1 Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar 2 Dapat merekam dari dua arah 3 Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan 4 Dapat memanggil di mana saja kita berada b. Kelemahannya Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali. F. PENGGUNAAN TELEX 1. Pengertian telex Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri. 2. Bagian-bagian dan fungsi telex a. Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim. b. Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun. c. Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan 3. Cara menggunakan telex a. Kegiatan merekam 1 Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan 2 Ketik naskah yang akan dikirim 3 Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara - Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang. - Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek b. Kegiatan mengirim 1 Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim 2 dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0” 3 Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim 4 Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali 5 Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai G. PENGGUNAAN FAKSIMILE 1. Pengertian facsimile Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh. 2. Fungsi facsimile a. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan b. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat c. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk 1 Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar 2 Mencetak sampai beberapa lembar kopi 3 Menyimpan berbagai alamat 3. Keuntungan facsimile a. Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas b. Waktu yang lebih cepat c. Data yang akurat d. Hemat tenaga dan biaya e. Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya 4. Cara pengoperasian facsimile a. Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah b. Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju c. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan d. Tekan tombol YES e. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board f. Lalukan pengkopian H. PENGGUNAAN MESIN DIKTE 1. Pengertian mesin dikte Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai. 2. Fungsi mesin dikte a. Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang diberikan pimpinan kepada bawahan b. Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai 3. Cara menggunakannya a. Untuk printer 1 Tekan tombol power 2 Tekan tombol printer b. Untuk facsimile 1 Tekan tombol power 2 Tekan nomor facsimile yang dituju 3 Tunggu jawaban c. Untuk scanner 1 Tekan tombol power 2 Tekan perintah scanner. MESIN_MESIN PENGGANDAAN A. PENGGUNAAN MESIN STENSIL 1. Mesin stensil manual Memiliki ciri-ciri yaitu a. Digerakkan dengan tenaga manusia b. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis c. Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna d. Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master e. Ukuran kertas maksimum ialah folio 8,5 inci x 13 inci 2. Mesin stensil listrik Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil manual adalah a. Hasil penggandaan tampak lebih bagus b. Pengoperasian mesin lebih mudah c. Tinta yang diperlukan lebih irit d. Tenaga yang diperlukan lebih ringan B. PENGGUNAAN MESIN PEREKAM STENSIL SHEET ATAU SCANNER 1. Bagian-bagian mesin scanner Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner tipe 455 a. Rol pemasang sheet b. Rol pemasang warkat yang akan disalin c. Jarum scanner atau jarum percikan api d. Tempat memasang jarum e. Tombol untuk menghidupkan mesin ON f. Tombol untuk mematikan mesin OFF g. Tombol pengatur panasnya sinar h. Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan yang terdiri atas enam angka yaitu 0-5. i. Tombol pengatur pemutar warkat 2. Cara kerja mesin scanner Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada silinder mesin scanner yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik yang terus tembus pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan pada saat yang sama pula sebuah stylus memindahkan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap panas dan akan menimbulkan salinan-salinan sesuai dengan tulisan aslinya. C. PENGGUNAAN MESIN SPIRIT DUPLICATOR Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang banyak sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan. Langkah-langkah operasional 1. Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik negative berada di luar 2. Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya 3. Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya 4. Masukanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang 5. Buatlah kopi sebagai percobaan 6. Atur letak kertas dengan tepat 7. Putarlah sekian kali menurut kebutuhan 8. Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya 9. Tutuplah mesin dengan rapi D. PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder a. System zoom Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya b. System reduction Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya c. System fullsize Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan aslinya d. System document feeder Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman E. FRIPORT ATAU RISOGRAPH Keunggulannya yaitu 1. Berkemampuan sampai 120 lembar per menit 2. Dapat mengkopi dengan menggunakan kertas tipis 46 gram hingga kertas tebal 210 gram dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektronik 3. Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabung dua original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera 4. Efisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt F. TERMOCOPIER Juga disebut thermoflax. Berguna untuk 1. Membuat master spirit duplicator menggunakan thermo master unit 2. Membuat transparency film untuk OHP menggunakan infrared transparency film 3. Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film G. OFFSET Macam-macam mesin offset a. Offset kecil b. Offset sedang c. Offset besar Semoga Bermanfaat ... Tutorial Ms Word Lengkap Untuk Kamu yang bekerja sebagai tenaga administrasi ...Ms Word merupakan aplikasi wajib untuk kamu yang bekerja sebagai tenaga administrasi perkantoran, di era saat ini sudah banyak pekerja administrasi, sekertaris ataupun guru dan murid yang menggunakan aplikasi ini untuk melakukan pekerjaan surat menyurat, pembuatan proposal, laporan, skripsi, karya ilmiah dan lain sebagainya. Ms Word selalu digunakan dalam berbagai bidang kehidupan yang berkaitan dengan komputer dan administrasi, jadi kamu harus mempelajarinya hingga paham dan mengerti akan tools dan fitur serta postingan kali ini penulis akan berbagi mengenai beberapa tutorial yang berkaitan erat dengan administrasi perkantoran di era serba digital saat ini, dari mulai pembuatan surat menyurat hingga kwitansi pembelian dan bukti pembayaran barang. Semua tutorial ini bisa di kategorikan sebagai tutorial ms word tingkat menengah, karna dalam tutorial ini langkah-langkahnya dijelaskan secara singkat namun jelas dan kamu perlu memahami dasar dari Ms Word terlebih dahulu. Dasar Ms word itu seperti mengerti cara pembuatan tabel, memberi warna text, memilih jenis font dan lain sebagainya,Ok kita langsung saja ke pembahasannya, berikut merupakan tutorial ms word yang berkaitan dengan administrasi perkantoran Cara Membuat Agenda RapatAgenda Rapat merupakan salah satu dari persiapan rapat yang di dalam agenda rapat ini tertulis jelas alur dari berjalannya rapat dari awal pembukaan samapi akhir penutupan, agenda rapat dibuat untuk menyusun acara pada suatu rapat atau bisa juga untuk kegiatan lainnya, jadi semuanya akan teratur dalam satu lembar kertas beserta waktu, acara dan petugas kegiatannya. Untuk lebih jelasnya bisa dipelajari disni Cara membuat agenda rapat dan contohnyaTutorial Membuat Undangan RapatSurat undangan dibuat untuk mengundang peserta rapat dengan harapan bahwa peserta atau seseorang yang di undang tersebut bisa menghadiri rapat yang akan diselenggarakan, nah untuk pembuatan undangan rapat ini bisa dibuat menggunakan aplikasi ms word dan penulis rasa untuk pembuatan surat undangan lebih enak yah menggunakan aplikasi ms word meskipun banyak aplikasi yang bisa digunakan sepero WPS dan sejenisnya. Ok ini dia Tutorial membuat surat undangan rapat Cara Membuat Daftar Hadir Peserta RapatSetelah membuat Undangan rapat kamu harus membuat daftar hadirnya, hal itu dilakukan untuk pengecekan siapa saja yang hadir dan siapa yang tidak bisa hadir. jadi kamu bisa membuat dokumentasi menggunakan daftar hadir tersebut, untuk daftar hadir ini bisa di buat untuk kepentingan lain seperti acara-acara agustusan, musyawarah ataupun kegiatan diluar pekerjaan. Berikut tutorial dai cara membuat daftar hadir kegiatan rapatCara Membuat Lembar Pengecekan Persiapan Rapat [Pengecekan alat & Barang]Dalam kegiatan apapun entah itu rapat, perkumpulan komunitas, ruang kelas, sekolah, gudang, acara agustusan, perpisahan sekolah, dan lain sebagainya memerlukan lembar pengecekan data dan barang. Pengecekan ini dilakukan untuk mengetahui apakah semua alat dan barang sudah siap digunakan? apakah masih ada yang kurang? nah semua itu harus di cek terlebih dahulu dan lembar pengecekan ini disimpan sebagai dokumentasi dan kalau di kelas atau sekolah lembaran ini selalu di tempel di bagian kelas. Untuk pembuatannya bisa di pelajari disini Tutorial membuat lembar pengecekan alat dan baran beserta contohnyaTutorial Membuat Tanda Terima & Kwitansi di Ms Word Tanda terima barang dibuthkan untuk memastikan bahwa barang yang sudah dipesan sudah kamu terima, surat terima ini bisa untuk tanda terima surat, dokumen, dan lainnya. dalam tanda terima ini akan ada siapa yang menyerahkan dan yang menerima dan pastinya ada cap atau stempel di dalam lembar tanda terima tersebut. Sedangkan Kwitansi merupakan lembar yang dibutuhkan untuk pembelian, penjualan, peminjaman yang biasanya digunakan oleh toko-toko ataupun perusahaan untuk membeli atau menjual barang tertentu. Jadi Keduanya sangat dibutuhkan dalam dunia kerja dan kamu harus bisa membuatnya, meskipun sudah banyak toko yang menjual Kwitansi karna setiap perusahaan pastinya memiliki desain dan isi yang berbeda. untuk tutorial keduanya bisa di baca disini Cara membuat Kwitansi dan Tanda terima Cara Membuat Nota Penerimaan TeleponNota penerimaan telepon ini berupa nama dari orang yang menelpon, alamatnya kemudian isi dari percakapannya. pembuatan nota telepon ini untuk keperluan administrasi dan dokumentasi sehingga semua panggilan yang masuk bisa di catat dan dilaporkan dengan baik. nah alangkah baiknya kamu juga mempersiapkan lembar penerimaan nota penerimaan telepon karna berguna juga untuk pekerja di bidang administrasi. untuk tutorialnya bisa di lihat disini tutorial membuat nota penerimaan teleponCara Membuat Form Daftar TamuDaftar tamu ini dibuat dengan isi seperti nama, tanggal, jam, dari perusahaan, dan lainnya. form daftar tamu ini nantinya di isi sesuai tamu yang datang dan dijadikan sebagai dokumentasi, jadi tamu yang datang keperusahaan, pabrik, kantor, sekolah dan kantor-kantor lainnya bisa terdata dengan baik. Untuk tutorialnya bisa dilihat disini Cara Membuat Form daftar tamuCara Membuat Agenda Surat Masuk & Surat KeluarAgenda surat masuk dan surat keluar dibuat untuk mengontrol kegiatan surat menyurat, entah itu surat masuk ataupun surat keluar yang dalam hal ini lembar agenda surat masuk dan keluar dijadikan sebagai dokumentasi data, laporan dan lainnya. pembuatan agenda surat masuk dan keluar ini sangat diperlukan dalam dunia administrasi, jadi pelajari tutorial dan contohnya disini Tutorial membuat agenda surat masuk dan surat keluar beserta contohnyaCara Membuat Faktur BarangFaktur barang tagihan berisi nama barang, harga, banyak barang dan perincian lainnya, faktur barang digunakan oleh perusahaan-perusahaan untuk melakukan penagihan atas barang yang telah di jual dan biasanya desain dari faktur barang ini berbeda-beda di setiap perusahaan, jadi tergantung kebutuhan dari isinya. untuk salah satu dari tutorialnya bisa di baca disini tutorial membuat faktur barangCara Membuat Surat Jalan Pembelian BarangSurat ini berupa pengantar untuk pekerja dalam melakukan pembelian barang, bentuk pembelian barang tersebut sudah di cantumkan dalam suratnya seperti nama barang, banyak barang dan keterangannya. untuk tutorialnya bisa dilihat disini Tutorial membuat surat jalan pembelian barang & contohnyaCara Membuat Purchase OrderPurchase Order PO biasa digunakan untuk pemesanan barang, setiap pembelian barang dari perusahaan pasti akan dimintai PO ini, maka kamu juga harus bisa membuatnya, untuk pembuatannya juga sangat sederhana dan cepat tentunya. untuk lebih jelasnya bisa di baca disini Tutorial membuat Purchase order POCara Memulihkan File Word, Excel, PowerPoint yang belum tersimpanNah kalau kamu sedang bekerja dengan Ms Office kemudian Mati lampu dan FIle nya belum tersimpan, kamu bisa memulihkan nya dengan cara ini. Coba saja Cara Memulihkan File Document Word, Excel, PowerPoint Yang Belum TersimpanTutorial Membuat Formulir Digital Di Ms Word Beserta Penjelasannya [Lengkap] +GambarFormulir digital sangat bermanfaat untuk kamu yang sedang membuka pendaftaran secara online atau digital form. untuk tutorialnya bisa kamu pelajari Cara Membuat Tabel Kuesioner & Kuesioner Check Box di Ms Word +GambarTabel Kuesioner ini digunakan untuk melakukan pengumpulan data dalam suatu penelitian atau juga bisa di gunakan untuk menilai kinerja karyawan. Penilaian kerja karyawan bisa dilakukan dengan bantuan masyarakat/pelanggan, Dengan cara menyebarkan kuesioner dengan tujuan untuk menilai kinerja Membuat Surat Masal Dengan Mail Merge Di Ms WordSurat masal digunakan untuk membuat dan mengirim Surat secara masal ke beberapa orang sekaligus. Jadi kamu bisa membuat 1 format surat dan kemudian di cetak serta di kirim ke beberapa orang sekaligus. Dengan menggunakan Mail Merge kinerja kamu akan semakin cepat dan Surat Masal Agar Lebih Rapih dan Professional di Ms WordSetelah membuat surat masal, Alangkah baiknya jikalau kamu mengolah kembali atau hanya sekedar untuk merapihkan Surat yang telah kamu buat. Contohnya seperti Edit Record, Menggabungkan Surat, hingga membuat KOP dan Tujuan Penerima Surat di dalam Amplop. Jadi kamu bisa lebih maksimal dalam membuat Surat Masal / Mail Merge Membuat Agenda Harian di Ms Word Beserta Contoh dan PenjelasannyaAgenda Harian ini dibuat untuk keperluan merekam kegiatan dari pimpinan, karyawan ataupun pribadi. Dengan adanya agenda harian ini, Kamu yang memiliki jadwal yang padat bisa mengatur waktu dengan tepat dan Membuat Agenda Mingguan di Ms Word Beserta Contoh dan PenjelasannyaContoh Agenda Mingguan beserta tutorial lengkap dan penjelasannya bisa kamu pelajari disini. Agenda Mingguan sangat bermanfaat untuk mengatur kegiatan di setiap hari dalam 1 minggu yang kamu lalui. Dengan begitu jadwal kegiatan yang kamu lalui akan lebih rapih dan Agenda Bulanan & Cara Membuat Agenda Bulanan di Ms WordAgenda Bulanan digunakan untuk membuat rencana selama sebulan kedepan. Jadi Setiap kegiatan yang akan dilakukan sudah di rinci dalam agenda bulanan Membuat Indeks Secara Otomatis di Ms WordIndeks atau daftar istilah penting yang bisa kamu buat dengan menggunakan Ms Word. Cara ini digunakan untuk menandai bagian terpenting dalam suatu dokumen di ms Mengolah Footnote dan Endnote di Ms Word Beserta Contoh dan PenjelasannyaMembuat catatan kaki untuk menandai text atau tulisan khusus dalam suatu laporan atau karya ilmiah. Kamu bisa menggunakan footnote dan endnote secara rapih dan jelas. Footnote merupakan catatan kaki yang berada pada setiap halaman, sedangkan Endnote merupakan catatan kaki yang terdapat pada akhir tutorial di atas bisa dikembangkan untuk kegiatan lain seperti kegiatan diluar pekerjaan sebagai tenaga administrasi, namun dalam postingan ini penulis hanya membagikan tutorial mengenai administrasi perkantoran saja. Namun jangan kawatir dalam kegiatan lainnya pun jikalau dibutuhkan lembar-lembar dan surat yang tertera di atas, kamu bisa memodifikasi atau mengembangkannya karna hal ini bersifat umum dan setiap kegiatan pasti membutuhkan perlengkapan surat dalam kegiatan belajar mengajar, dalam kelas kita membutuhkan data pengecekan alat dan barang seperti jumlah kursi, meja, proyektor dan lainnya. kemudian dalam rapat, seminar, kita juga membutuhkan daftar peserta, undangan, susunan acara dan lainnya. Jadi kamu bisa mengembangkannya dan jangan terpaku kalau tutorial di atas hanya untuk pekerjaan di suatu juga tutorial dasar Ms Word disni Tutorial ms word untuk pemula hingga menengah

cara penggunaan mail box dalam perkantoran